Có thể nhiều người gặp tình trạng in một tài liệu nào đó ra máy in nhưng chúng lại hiển thị không giống như nhìn thấy trên màn hình soạn thảo. Cụ thể rằng trường hợp bạn nhìn thấy trong trình soạn thảo Microsoft Word là một trang nhưng khi in ra kết quả lại là hai trang, các trường hợp khác như một tập tài liệu khoảng 30 trang nhưng khi in lại thành 32, 33 trang - trong đó có nhiều hình minh hoạ, bảng biểu bị dời sang trang sau gây ra một bố cục không đẹp. Nguyên nhân sự lộn xộn trên là do sự thiết đặt mặc định của trình soạn thảo văn bản và máy in, trong bài này tôi xin hướng dẫn cách khắc phục điều đó.
 |
| Khổ giấy in theo tiêu chuẩn Bắc Mỹ tính theo inch |
 |
| Khổ giấy theo tiêu chuẩn quốc tế (ISO) tính theo mm và có khác biệt đối với kích cỡ theo tiêu chuẩn Bắc Mỹ |
Xuất phát do trong thời gian trước đây tôi cần in một loạt các quy trình quản lý chất lượng (ISO-9001:2000) cho phòng. Trong quá trình in tôi nhận thấy có hiện tượng di chuyển trang lộn xộn như trên không những ở máy tính và máy in của tôi mà hàng loạt máy khác. Do như vậy nên các văn bản, tài liệu in ra không đúng như thiết lập theo quy định của công ty (ví dụ lề trái 3,5 cm, phải 2 cm...)
HIỆN TƯỢNG
Như phần trên tôi đã nêu thêm một số hiện tượng cụ thể để bạn hiểu thêm tôi lại nêu ra một số thắc mắc mà các bạn đã gặp phải trên Internet như sau:
Một bạn viết: "Các bác ạh. Em có máy in HP Laser 1150, cứ in Word hoặc Exel là lề dưới cứ rộng thênh thang, cho dù em vào Page Setup cho lề dưới còn bé hơn lề trên mà khi in ra giấy lại rộng hơn"[1]
Bạn có thể thấy rằng lề rộng là một sự lãng phí giấy in, một mặt khác thì chúng nhìn không cân xứng đối với văn bản: Các chữ được soạn thảo giả sử trên cỡ 14 thì ra máy in lại như cỡ 13. Phiền toái hơn là nếu như bạn đã cố điều chỉnh văn bản để chữ ký của người duyệt văn bản ở cuối trang thì nó lại nhảy sang trang thứ hai.
Đối với các văn bản dài (giả sử như một đồ án tốt nghiệp, các luận văn, báo cáo khoa học....) thường trong đó có thể chứa các hình minh hoạ hoặc bảng biểu. Nếu như sự thiết đặt bố cục đã được sắp xếp sao cho hợp lý nhất (ví dụ như một bảng nhỏ chỉ chiếm trong một trang mà không ở tình trạng cuối trang trước lan sang đầu trang sau, các hình ảnh được đưa vào vị trí còn trống...) thì khi in có thể bị nhảy sang các vị trí không được đẹp, thiếu thẩm mỹ.
Không chỉ đối với Word mà cả đối với bảng tính Excel cũng cần phải thiết lập đối với định dạng giấy bởi chúng sẽ ảnh hưởng khá nhiều đến kết quả khi in ra.
Quả thực là trên 3/4 số máy tính mà tôi gặp đều không được thiết lập đúng kích thước cỡ giấy và máy in, có lẽ rằng một phần do chưa chú ý đến chúng để tìm cách khắc phục, một phần khác người nào cài đặt hệ điều hành cùng các ứng dụng khác cho máy tính đã quên mất thực hiện việc thiết lập này. Do vậy tôi đề nghị bạn kiểm tra lại thiết đặt này trong máy tính của mình, nếu thấy chưa có sự thay đổi kích thước giấy in thì hãy điều chỉnh ngay.
NGUYÊN NHÂN
Hai nguyên nhân gây ra bản in không được như ý muốn như trên là do phần mềm và các trình điều khiển của máy in được lấy theo khổ giấy theo tiêu chuẩn Bắc Mỹ (xem hình minh hoạ bên và so sánh kích thước tiêu chuẩn của các khổ giấy khác nhau). Ở Microsoft Word sau khi bạn cài đặt thì mặc định một văn bản (Word) hoặc một bảng tính (Excel) sẽ được mặc định đặt là khổ giấy Letter theo tiêu chuẩn Bắc Mỹ.
Bạn có thể nhìn vào hình bên để thấy hai chuẩn về khổ giấy đang được sử dụng nhiều hiên nay: Đối với tiêu chuẩn Bắc Mỹ (mà bao gồm chính là Hoa Kỳ và Canada) họ phân chia ra thành các cỡ giấy: A, B, C, D, E với đơn vị kích thước được tính theo inch (ký hiệu là ", mỗi inch bằng 25,4 mm, màn hình máy tính hoặc TV đều tính theo kích thước này - nó là kích thước đường chéo của màn hình) . Đối với tiêu chuẩn ISO được châu Âu và các nước khác (tất nhiên là bao gồm cả Việt Nam rồi) sử dụng lại tính theo kích cỡ từ A8 cho đến A0 (hình dưới).
Hai cỡ giấy thường được sử dụng phổ thông nhất trong hai tiêu chuẩn trên là khổ A4 theo chuẩn ISO và khổ Letter theo chuẩn Bắc Mỹ. Vì sự thông dụng nên các máy in thường lấy mặc định là tiêu chuẩn này (và tối thiểu cũng phải in được cỡ giấy này tính theo chiều rộng của mỗi chuẩn, tôi chưa thấy loại máy in được dùng trong văn phòng nào mà chỉ in được kích thước cỡ giấy nhỏ hơn chúng).
Có một lý do nào đó khiến cho các máy in và bộ phần mềm soạn thảo văn bản MS Word được bán ở Việt Nam đều lấy theo chuẩn Bắc Mỹ khiến cho mọi thiết đặt mặc định của khổ giấy cho chúng là khổ Letter. Hai kích cỡ mặc định này lại không giống nhau (khổ Letter hẹp và dài hơn so với khổ A4) nên chúng mới gây ra hiện tượng các bản in giấy hiển thị sai so với những gì nhìn thấy trong cửa sổ soạn thảo văn bản mà bạn nhìn thấy.
KHẮC PHỤC
Sau khi xác định được nguyên nhân gây ra sự lệch lạc của bản in ta có thể khắc phục, sửa chữa chúng. Dưới đây là hai chế độ cài đặt các tham số đối với phần mềm Microsoft và của các trình điều khiển của các hãng sản xuất phần cứng máy in.
Nếu như máy tính của bạn không được gắn máy in thì sao? Bạn có cần phải thiết lập lại chế độ soạn thảo theo đúng khổ A4 hay không? Có, bởi vì nếu như bạn đã soạn thảo một văn bản nào đó để có thể in ra thì cần phải thiết lập các phần có thể thiết lập được như ở dưới đây (còn lại phần thiết lập đối với máy in có thể không cần thiết, nhưng với việc cài đặt máy in ảo thì vẫn nên thiết lập đối với chúng).
